Umowa powierzenia przetwarzania danych
Tłumaczenie ma charakter wyłącznie informacyjny. Wiążąca jest jedynie wersja niemiecka.
Umowa zgodnie z art. 28 RODO między firmą korzystającą z Crewtendera („administrator”) a Benjamin Schiffer, WP Digital Ranger („podmiot przetwarzający”). Obowiązuje z chwilą rozpoczęcia korzystania z Crewtendera. Stan na: 03.11.2026.
1. Przedmiot
Podmiot przetwarzający prowadzi dla administratora oprogramowanie Crewtender zgodnie z warunkami korzystania: wyszukiwanie i analiza przetargów, oferty, zarządzanie personelem, planowanie pracy, rejestracja czasu pracy, rozliczenia, zarządzanie rekrutacją, zarządzanie klientami z portalem klienta, obchody i książka służby oraz czat zespołowy. Czas trwania: tak długo, jak Crewtender jest używany.
2. Rodzaj danych i osoby, których dane dotyczą
- Dane: imiona i nazwiska, dane kontaktowe i role użytkowników; dane firmy i lokalizacji, notatki i statusy opracowania; przesłane dokumenty zamówienia (zawierające ewentualnie dane kontaktowe osób kontaktowych zamawiających); dane personelu (dane podstawowe, zawody, kwalifikacje i dokumenty potwierdzające z datą ważności, grupa wynagrodzenia i stawka godzinowa, nieobecności bez podania przyczyny, zmiany, ewidencja godzin, rejestracje czasu z informacją „w miejscu pracy tak/nie”, wydatki, szkolenia, środki ochrony indywidualnej, oceny przez klientów, podpisy, skierowania zgodnie z AÜG); dane kandydatów; klienci i miejsca pracy; faktury i dowody księgowe; skany z obchodów i wpisy do książki służby; wiadomości czatu. Szczególne kategorie danych (art. 9 RODO) i dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych (art. 10 RODO) nie powinny być wprowadzane; w przypadku zaświadczeń o niekaralności i zaświadczeń lekarskich Crewtender zapisuje wyłącznie datę wglądu.
- Osoby, których dane dotyczą: pracownicy, pracownicy tymczasowi i kandydaci administratora, użytkownicy, klienci i ich osoby kontaktowe, osoby kontaktowe zamawiających i firm partnerskich.
- Cel: wyszukiwanie, ocena i analiza przetargów, przygotowywanie ofert, planowanie personelu i pracy, rejestracja czasu pracy, rozliczenia i współpraca w zespole.
3. Obowiązki podmiotu przetwarzającego
- Przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora; korzystanie z funkcji Crewtendera uznaje się za polecenie. Jeżeli uzna, że polecenie narusza prawo, niezwłocznie informuje o tym administratora (art. 28 ust. 3 akapit drugi RODO).
- Osoby mające dostęp są zobowiązane do zachowania poufności.
- Stosuje środki techniczne i organizacyjne określone w pkt 6.
- Wspiera administratora w realizacji żądań osób, których dane dotyczą, oraz w wywiązywaniu się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO.
- Zgłasza naruszenia ochrony danych osobowych niezwłocznie, w miarę możliwości w ciągu 24 godzin.
- Po zakończeniu świadczenia usług usuwa dane w ciągu 30 dni lub na życzenie wcześniej je zwraca w powszechnie stosowanych formatach (CSV, Excel, Word, XRechnung, pliki oryginalne); z zaszyfrowanych kopii zapasowych znikają one najpóźniej po roku.
- Udostępnia wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia tych obowiązków i umożliwia przeprowadzanie audytów po wcześniejszym zgłoszeniu.
4. Dalsze podmioty przetwarzające
Administrator wyraża zgodę na korzystanie z tych dalszych podmiotów przetwarzających. Podmiot przetwarzający zobowiązuje je umownie do przestrzegania tych samych obowiązków w zakresie ochrony danych (art. 28 ust. 4 RODO). O nowych dalszych podmiotach przetwarzających informuje z wyprzedzeniem e-mailem; administrator może z ważnego powodu wnieść sprzeciw w ciągu 14 dni.
| Usługodawca | W jakim celu | Podstawa przekazania |
|---|---|---|
| Cloudflare, Inc., San Francisco (USA) | Obsługa strony internetowej, przechowywanie przesłanych dokumentów (centra danych w UE), konwersja plików na tekst | EU-US Data Privacy Framework, standardowe klauzule umowne |
| Supabase, Inc., San Francisco (USA) | Logowanie i baza danych (firmy, członkowie, przetargi); serwery we Frankfurcie nad Menem | Standardowe klauzule umowne |
| Anthropic, PBC, San Francisco (USA) | Model AI Claude: czyta ogłoszenia i przesłane dokumenty zamówienia, tworzy profile wyszukiwania firm z użyciem ograniczonego wyszukiwania w internecie (nazwa firmy, tekst strony internetowej, siedziba), odczytuje zdjęcia dowodów księgowych (kwota, data, dostawca), daty ważności na dokumentach potwierdzających firmy oraz części zamówienia z kart przetargów, a także pisze oceny i karty przetargów. Żadnych danych z akt osobowych. Według dostawcy dane przekazywane przez API nie są wykorzystywane do trenowania modeli i są przechowywane tylko przez ograniczony czas | Standardowe klauzule umowne |
| Namecheap, Inc., Phoenix (USA) | Skrzynka e-mail kontakt@wpdigitalranger.com: linki do logowania, zaproszenia i wiadomości | Standardowe klauzule umowne |
| GitHub, Inc. (Microsoft), San Francisco (USA) | Codzienna analiza publicznych przetargów na podstawie profili wyszukiwania firm; nocna szyfrowana kopia zapasowa | EU-US Data Privacy Framework, standardowe klauzule umowne |
5. Państwa trzecie
Przekazywanie danych do USA odbywa się wyłącznie na podstawie gwarancji wskazanych w tabeli (art. 44 i nast. RODO).
6. Środki techniczne i organizacyjne
- Szyfrowana transmisja (HTTPS), przechowywanie dokumentów w centrach danych w UE.
- Logowanie za pomocą hasła (przechowywanego wyłącznie w postaci zaszyfrowanej, co najmniej 8 znaków) lub linku e-mail; pliki cookie sesji wyłącznie przez HTTPS i niedostępne dla skryptów.
- Uprawnienia na poziomie bazy danych: każdy widzi wyłącznie dane swojej firmy i swoich obszarów.
- Przesłane dokumenty są automatycznie usuwane po 30 dniach.
- Dziennik zmian: zmiany dotyczące personelu, lokalizacji, dostępów i przetargów są rejestrowane wraz z osobą i czasem, są widoczne wyłącznie dla właściciela i są usuwane po 12 miesiącach.
- Dostęp do usługodawców jest ograniczony do podmiotu przetwarzającego i chroniony silnym uwierzytelnianiem.
- Nocna szyfrowana kopia zapasowa bazy danych (AES-256) w magazynie Cloudflare z centrami danych w UE; kopie dzienne przez 14 dni, kopie miesięczne przez rok.
7. Postanowienia końcowe
W razie sprzeczności niniejsza umowa ma pierwszeństwo przed warunkami korzystania w zakresie dotyczącym ochrony danych. Osoby potrzebujące podpisanej umowy prosimy o kontakt pod adresem kontakt@wpdigitalranger.com.
WP Digital Ranger · 🌐 Deutsch · English · Français · Español · Italiano · Nota prawna · Pomoc · Kontakt · Ochrona danych · Warunki korzystania · Umowa powierzenia przetwarzania danych