Datenschutzerklärung

Stand: 03.11.2026

1. Verantwortlicher

Benjamin Schiffer, WP Digital Ranger
Rochusstraße 19
52531 Übach-Palenberg
E-Mail: kontakt@wpdigitalranger.com

2. Was Crewtender macht

Crewtender sucht jeden Tag öffentliche Ausschreibungen, bewertet, ob sie zu einer Firma passen, und schreibt Steckbriefe. Kunden können Vergabeunterlagen hochladen, die Crewtender auswertet. Dazu bietet Crewtender eine Arbeitsoberfläche für Personal, Einsatzplanung, Zeiterfassung, Abrechnung, Kunden und Team-Chat. Für die Daten, die eine Firma dort über ihr Personal, ihre Bewerber und ihre Kunden einträgt, ist die Firma verantwortlich; wir verarbeiten sie in ihrem Auftrag (Vertrag zur Auftragsverarbeitung). Crewtender richtet sich nur an Unternehmen.

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Beim Aufruf der Seite: technisch nötige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser). Sie werden vom Betreiber der Server (Cloudflare) kurz zur Sicherheit und Fehlersuche gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb).
• Kontaktformular: Name, E-Mail-Adresse und Nachricht. Wir schicken sie als E-Mail an unser Postfach (Namecheap) und nutzen sie nur zur Beantwortung. Keine Speicherung in der Datenbank; die Mail löschen wir, wenn die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anfrage zu einem Vertrag) oder lit. f (Beantwortung von Anfragen).
• Konto: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur verschlüsselt gespeichert), Name, Anschrift und freiwillig Telefonnummer der Firma, Zeitpunkt der Registrierung, der Zustimmung und der Anmeldung, Zugehörigkeit zu Firmen, Funktion im Betrieb, Zugriffsrechte und Bereiche. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag).
• Firmendaten: Firmenname, Standorte, freiwillig angegebene Website, Suchprofil, Ausschreibungen mit Stand und Notizen, Kalkulationswerte. Bei der automatischen Suche zum Einrichten des Suchprofils werden Firmenname, Website und Firmensitz an die öffentliche Websuche von Anthropic übermittelt; passende öffentliche Fundstellen werden mit URL im Profil gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei jeder neuen Anmeldung erhält der Betreiber eine Handy-Nachricht mit dem Firmennamen, um Missbrauch zu erkennen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Hochgeladene Unterlagen: Vergabeunterlagen einer Ausschreibung. Sie können Namen und Kontaktdaten von Ansprechpartnern des Auftraggebers enthalten. Sie werden nur für den Steckbrief gelesen und nach 30 Tagen gelöscht. Bitte keine Unterlagen mit Daten eurer Mitarbeiter hochladen (z. B. Lebensläufe). Die Texte gehen zum Lesen an den KI-Dienst Anthropic (siehe Dienstleister).
• Ansprechpartner bei Auftraggebern und Partnerbetrieben: Name, Funktion, dienstliche Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie eine Notiz und Bewertung, die eine Firma selbst einträgt, Ansprechpartner von Verträgen und Anfragen an Nachunternehmer. Die Firma ist dafür verantwortlich; wir verarbeiten die Daten in ihrem Auftrag. Sichtbar nur für das Büroteam dieser Firma; gelöscht, wenn die Firma den Eintrag oder ihr Konto löscht.
• Personal der Firma (Einsatzplanung): Name, Berufe, Qualifikationen, Entgeltgruppe, Telefonnummer, freiwillig E-Mail-Adresse und Foto, Verfügbarkeit, Abwesenheitszeiträume (nur „Urlaub“, „Schulung“ oder „nicht verfügbar“, ohne Gesundheitsangaben), Einsätze bei Kunden mit Zeitraum (für die Fristen nach dem AÜG), Eintrittsdatum, Beschäftigungsart, Wochenstunden, Führerscheinklassen, Sprachen, Wohnort-Postleitzahl (nur für die Entfernung zum Einsatzort), Qualifikationsnachweise mit Ablaufdatum und freiwillig hochgeladener Datei, Teilnahme an Unterweisungen und Notiz der Arbeitskräfte, die eine Firma selbst einträgt. Die Firma ist dafür verantwortlich; wir verarbeiten die Daten in ihrem Auftrag (Vertrag zur Auftragsverarbeitung). Sichtbar nur für Mitglieder mit Zugriff auf den Standort; gespeichert, bis die Firma sie löscht. Nachrichten an diese Personen verschickt Crewtender nicht selbst, sie gehen über WhatsApp, SMS oder Mail vom Gerät der Firma.
• Selbstpflege durch Mitarbeitende: Verknüpft eine Firma den App-Zugang einer Einsatzkraft mit ihrer Personalakte, sieht diese Person nur ihre eigenen Daten: eigene Einsätze, eigene Abwesenheiten, eigene Nachweise und Unterweisungen. Sie kann Urlaub beantragen (bis zur Bestätigung durch das Büro als „beantragt“ gespeichert) und eigene Nachweise hochladen. Daten anderer Personen sieht sie nicht.
• Stunden, Schichten, Mitteilungen (seit November 2026): Stundenzettel (Datum, Beginn, Ende, Pause, Einsatz, Notiz, Freigabe durch wen und wann), Schichten (Datum, Zeit, Ort, Zusage oder Absage), Mitteilungen am Schwarzen Brett mit Lesebestätigung (wer hat wann gelesen), Personalfristen (Ende der Probezeit, Ende einer Befristung, Gültigkeit von Aufenthaltstitel oder Arbeitserlaubnis – nur das Datum, keine Kopie), Führerscheinkontrollen (Datum, Klassen, wer geprüft hat) und digital bestätigte Unterweisungen (Datum, Uhrzeit). Einsatzkräfte sehen davon nur ihre eigenen Daten. Für Handy-Nachrichten zu neuen Schichten und Mitteilungen speichern wir Titel und Kurztext höchstens 30 Tage. Die Firma ist verantwortlich, wir verarbeiten im Auftrag; gespeichert, bis die Firma löscht (Änderungen an Stunden, Schichten und Kontrollen stehen 12 Monate im Änderungsprotokoll).
• Kunden, Einsatzorte, Leistungsnachweise: Kunden der Firma (Name, Anschrift, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail, Notiz; Verrechnungssatz nur für Personen mit Finanzfreigabe) und Einsatzorte (Adresse, Ansprechpartner vor Ort, Treffpunkt, Kleidung, Hinweise). Einsatzkräfte sehen nur den Einsatzort ihrer eigenen Schicht. Leistungsnachweise und Zuschlagsstunden (Nacht, Sonntag, Feiertag) berechnet Crewtender aus den freigegebenen Stundenzetteln und speichert dafür nichts zusätzlich. Meldet eine Einsatzkraft einen kurzfristigen Ausfall, speichern wir nur den Tag und dass es kurzfristig war, ohne Grund und ohne Gesundheitsangaben. Bei Führungs- und Gesundheitszeugnissen speichert Crewtender nur das Datum der Einsicht, keine Kopie.
• Bewerbungen, Schutzausrüstung, Checklisten, Urlaub, Bewertungen: Bewerberdaten (Name, Kontakt, Beruf, Quelle, Status, Gesprächstermin, Notiz, hochgeladene Unterlagen) sehen nur Bearbeiter, Standortleitungen und Admins; sie werden 6 Monate nach einer Absage (mögliche Ansprüche nach dem AGG), 30 Tage nach der Einstellung bzw. 12 Monate nach der letzten Änderung ohne Entscheidung gelöscht. Dazu ausgegebene Schutzausrüstung (Artikel, Größe, Datum, Austausch, Rückgabe), Einstiegs- und Austritts-Checklisten mit Austrittsdatum, Urlaubskonten (Anspruch, Übertrag) und Einsatz-Bewertungen durch Kunden (Sterne, ob gern wieder, Notiz). Bewertungen und Checklisten sieht nur das Büro (keine Lesezugänge wie das Steuerbüro); Einsatzkräfte sehen ihre eigene Schutzausrüstung und ihr Urlaubskonto. Die Firma ist verantwortlich, wir verarbeiten im Auftrag.
• Team-Organisation: Vertretungen (wer vertritt wen von wann bis wann, freiwillige Notiz), Aufgaben (Titel, zuständige Person, Fälligkeit, erledigt am) sowie Fahrzeuge und Geräte (Bezeichnung, Kennzeichen oder Inventarnummer, Prüfart und nächster Prüftermin). Sichtbar für das Büroteam der Firma, nicht für Einsatzkräfte; gespeichert, bis die Firma sie löscht. Während einer Vertretung gehen Fristen-Erinnerungen an die Vertretung statt an die abwesende Person. Team-Chat: Nachrichten (Text, wer, wann) je Firma, Standort oder Einsatzort; sichtbar nur für die Personen in diesem Chat, gelöscht nach 180 Tagen. Rundgänge und Wachbuch: Scan eines Kontrollpunkts (wer, wann, welcher Punkt) und Einträge ins Wachbuch; sichtbar für das Büro des jeweiligen Standorts, nicht für Lesezugänge. Kundenportal: Über einen geheimen Link sieht ein Kunde der Firma die Leistungsnachweise (Summen ohne Namen), auf Wunsch Rechnungen und Kontrollgänge sowie bei Vorfällen nur Zeit und Objekt, keinen Text; der Kunde kann Meldungen schicken. Gespeichert ist nur ein Hash des Links; die Firma kann ihn jederzeit abschalten. Die Firma ist verantwortlich, wir verarbeiten im Auftrag.
• Firmenunterlagen, Angebotsvorlagen, Angebotsmappen und Abgabenachweise: Von der Firma bewusst hinterlegte Nachweise, Vorlagen und Eingangsbelege sowie Angebotsentwürfe bleiben bis zur Löschung durch die Administration bzw. zum Ende des Firmenkontos gespeichert. Der Zugriff erfolgt entsprechend den vergebenen Rechten. Ein Ablaufdatum eines Nachweises verhindert die Verwendung in einer neuen Angebotsmappe nach diesem Datum, löscht die Datei aber nicht automatisch. Wenn Firmenmails eingeschaltet sind, werden Ablauf-Erinnerungen 30, 14, 7 und 2 Tage vorher an Mitglieder mit Finanzzugriff versendet.
• Tägliche Nachricht: Nur wenn du selbst eine Uhrzeit wählst, schicken wir dir einmal am Tag neue Treffer und Fristen-Erinnerungen per Mail oder aufs Handy. Für Handy-Nachrichten speichern wir die Push-Adresse, die dein Browser dafür vergibt; die Nachricht läuft über den Push-Dienst deines Browsers (z. B. Google oder Apple), enthält dabei aber keinen Text: den holt dein Handy danach direkt bei uns. Abschalten jederzeit in der Übersicht unter „Tägliche Nachricht“. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Abrechnung, Zeiterfassung, Unterschriften (seit November 2026): Rechnungen (Nummer, Kunde, Monat, Positionen, Beträge, beim Ausstellen eingefrorene Absender- und Empfängerdaten; nur mit Finanzfreigabe; ausgestellte Rechnungen werden nicht gelöscht, sondern storniert), Belege (Datum, Lieferant, Betrag, Datei; auf Wunsch liest der KI-Dienst das Belegfoto, das Büro prüft den Vorschlag; Belege werden storniert statt gelöscht), Personalnummer und Geburtstag in der Personalakte (Geburtstag nur für die Erinnerung im Büro), Spesen mit Belegfoto (Art, Betrag, Datum, Notiz, Freigabe), Arbeitszeitkonto (Startdatum und Anfangssaldo; Soll und Ist werden aus den Stunden berechnet), Stempelzeiten (Kommen, Pause, Weiter, Gehen mit der Uhrzeit des Servers). Bei der Stempeluhr fragt das Handy freiwillig einmal nach dem Standort; wir vergleichen ihn im Moment des Stempelns mit der Postleitzahl des Einsatzorts und speichern nur „am Einsatzort ja/nein“, nie die Koordinaten. Unterschriften mit dem Finger (Bild, Datum, wofür) für den Empfang von Schutzausrüstung und die Monatsstunden. Kunden-Bestätigungslinks: eingefrorene Stundenliste des Monats, Name der bestätigenden Person, Anmerkung, freiwillige Unterschrift, Zeitpunkt; der Link ist 30 Tage gültig, gespeichert ist nur ein Hash des Links. Einladungslinks für Einsatzkräfte ohne E-Mail-Adresse (14 Tage gültig, nur ein Hash gespeichert). Die Firma ist verantwortlich, wir verarbeiten im Auftrag. Crewtender verschickt Rechnungen und Links nicht selbst.
• Datensicherung und Fehlermeldungen: Jede Nacht wird die Datenbank verschlüsselt gesichert (im Cloudflare-Speicher mit Rechenzentren in der EU; erstellt über GitHub Actions). Tagessicherungen werden nach 14 Tagen gelöscht, Monatssicherungen nach einem Jahr; gelöschte Daten verschwinden spätestens dann auch aus den Sicherungen. Technische Fehlermeldungen an den Betreiber enthalten keine Namen oder E-Mail-Adressen und werden nach 30 Tagen gelöscht.
• Einladungen: E-Mail-Adresse der eingeladenen Person, damit wir den Einladungs-Link schicken können (bei Links für Einsatzkräfte nur Name und Verknüpfung zur Personalakte).

4. Cookies

Wir setzen nur technisch nötige Cookies: für die Anmeldung (jv_at, jv_rt, jv_pkce), die zuletzt gewählte Firma (jv_firma) sowie für deine Auswahl und Bedienung: Sprache, Land, Darstellung und Ansicht (jv_psprache, jv_sprache, jv_land, jv_darstellung, jv_ansicht), zuletzt geöffnete Ausschreibungen und letzter Besuch (jv_zuletzt, jv_gesehen) und ob die Einführung schon gezeigt wurde (jv_einfuehrung). Es gibt keine Werbung, keine Analyse und kein Tracking. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

5. Dienstleister

Wir nutzen diese Dienstleister als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Einige sitzen in den USA. Die Übermittlung ist durch die genannten Garantien abgesichert.

6. Speicherdauer

Hochgeladene Unterlagen und daraus erstellte Steckbriefe: 30 Tage. Wiederverwendbare Firmenunterlagen und Vorlagen: bis zur Löschung durch die Administration oder bis zum Ende des Firmenkontos. Änderungsprotokoll (wer hat wann was in der Firma geändert, nur für Inhaber sichtbar): 12 Monate. Handy-Nachrichten (Titel und Kurztext): 30 Tage. Team-Chat: 180 Tage. Stundenzettel, Stempelzeiten und Überlassungen einer Person: mindestens 2 Jahre (§ 17 MiLoG), so lange lässt sich die Person nicht löschen. Angebotsentwürfe und Textfreigaben sowie weitere Kontodaten und Firmendaten: solange das Konto besteht; danach werden sie gelöscht. Rechnungen und Belege muss die Firma selbst 8 bis 10 Jahre aufbewahren (§ 147 AO, § 14b UStG); vor dem Löschen des Kontos bieten wir dafür ein vollständiges Archiv zum Herunterladen an. Automatisch gelöscht, jeweils gerechnet ab Ende des Kalenderjahres: Stempelzeiten, Rundgang-Scans und Einsatzbewertungen nach 2 Jahren, Abwesenheiten und Wachbuch-Einträge nach 3 Jahren. Fotos und Nachweisdateien einer Person löschen wir mit der Person.

7. Deine Rechte

Unter „Mein Profil“ kannst du deine Daten selbst herunterladen, deinen Namen ändern und dein Konto löschen.

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Schreib dazu an kontakt@wpdigitalranger.com. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

8. Pflicht zur Angabe

Ohne E-Mail-Adresse ist keine Anmeldung möglich. Alles andere ist freiwillig.

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