Polityka prywatności

Tłumaczenie ma charakter wyłącznie informacyjny. Wiążąca jest jedynie wersja niemiecka.

Stan na: 03.11.2026

1. Administrator

Benjamin Schiffer, WP Digital Ranger
Rochusstraße 19
52531 Übach-Palenberg, Niemcy
E-mail: kontakt@wpdigitalranger.com

2. Czym zajmuje się Crewtender

Crewtender codziennie wyszukuje publiczne przetargi, ocenia, czy pasują do danej firmy, i przygotowuje karty przetargów. Klienci mogą przesyłać dokumenty zamówienia, które Crewtender analizuje. Ponadto Crewtender oferuje interfejs roboczy do obsługi personelu, planowania pracy, rejestracji czasu pracy, rozliczeń, klientów i czatu zespołowego. Za dane, które firma wprowadza tam na temat swojego personelu, kandydatów i klientów, odpowiada firma; przetwarzamy je w jej imieniu (umowa powierzenia przetwarzania danych). Crewtender jest skierowany wyłącznie do przedsiębiorców.

3. Jakie dane przetwarzamy

• Przy wyświetlaniu strony: dane niezbędne z technicznego punktu widzenia (adres IP, czas, wyświetlona strona, przeglądarka). Operator serwerów (Cloudflare) przechowuje je krótko w celu zapewnienia bezpieczeństwa i wyszukiwania błędów. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (bezpieczne działanie serwisu).
• Formularz kontaktowy: imię i nazwisko, adres e-mail i wiadomość. Wysyłamy je e-mailem do naszej skrzynki (Namecheap) i wykorzystujemy wyłącznie do udzielenia odpowiedzi. Nie zapisujemy ich w bazie danych; e-mail usuwamy po załatwieniu sprawy, o ile nie istnieje obowiązek przechowywania. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (zapytanie dotyczące umowy) lub lit. f (odpowiadanie na zapytania).
• Konto: imię i nazwisko, adres e-mail, hasło (przechowywane wyłącznie w postaci zaszyfrowanej), nazwa, adres i – dobrowolnie – numer telefonu firmy, data rejestracji, wyrażenia zgody i logowania, przynależność do firm, funkcja w przedsiębiorstwie, uprawnienia dostępu i obszary. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa).
• Dane firmy: nazwa firmy, lokalizacje, dobrowolnie podana strona internetowa, profil wyszukiwania, przetargi wraz ze statusem i notatkami, wartości kalkulacji. Podczas automatycznego wyszukiwania służącego do utworzenia profilu wyszukiwania nazwa firmy, strona internetowa i siedziba firmy są przekazywane do publicznego wyszukiwania internetowego Anthropic; pasujące publiczne źródła są zapisywane w profilu wraz z adresem URL. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Przy każdej nowej rejestracji operator otrzymuje powiadomienie na telefon z nazwą firmy, aby wykrywać nadużycia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Przesłane dokumenty: dokumenty zamówienia dotyczące przetargu. Mogą zawierać imiona, nazwiska i dane kontaktowe osób kontaktowych zamawiającego. Są one odczytywane wyłącznie na potrzeby karty przetargu i usuwane po 30 dniach. Prosimy nie przesyłać dokumentów zawierających dane Państwa pracowników (np. życiorysów). Teksty są przekazywane do odczytu do usługi AI Anthropic (zob. Usługodawcy).
• Osoby kontaktowe u zamawiających i w firmach partnerskich: imię i nazwisko, funkcja, służbowy numer telefonu i adres e-mail oraz notatka i ocena, które firma wprowadza samodzielnie, osoby kontaktowe w umowach i zapytaniach do podwykonawców. Odpowiedzialność za te dane ponosi firma; przetwarzamy je w jej imieniu. Widoczne wyłącznie dla zespołu biurowego tej firmy; usuwane, gdy firma usunie wpis lub swoje konto.
• Personel firmy (planowanie pracy): imię i nazwisko, zawody, kwalifikacje, grupa wynagrodzenia, numer telefonu, dobrowolnie adres e-mail i zdjęcie, dostępność, okresy nieobecności (wyłącznie „urlop”, „szkolenie” lub „niedostępny”, bez danych o zdrowiu), skierowania do klientów wraz z okresem (na potrzeby terminów wynikających z niemieckiej ustawy o pracy tymczasowej, AÜG), data zatrudnienia, rodzaj zatrudnienia, liczba godzin tygodniowo, kategorie prawa jazdy, języki, kod pocztowy miejsca zamieszkania (wyłącznie do obliczenia odległości do miejsca pracy), dokumenty potwierdzające kwalifikacje z datą ważności i dobrowolnie przesłanym plikiem, udział w szkoleniach oraz notatka o pracownikach, które firma wprowadza samodzielnie. Odpowiedzialność za te dane ponosi firma; przetwarzamy je w jej imieniu (umowa powierzenia przetwarzania danych). Widoczne wyłącznie dla członków z dostępem do danej lokalizacji; przechowywane do czasu ich usunięcia przez firmę. Crewtender nie wysyła sam wiadomości do tych osób – są one wysyłane przez WhatsApp, SMS lub e-mail z urządzenia firmy.
• Samodzielna obsługa przez pracowników: jeżeli firma połączy dostęp pracownika do aplikacji z jego aktami osobowymi, osoba ta widzi wyłącznie własne dane: własne zlecenia, własne nieobecności, własne dokumenty potwierdzające i szkolenia. Może składać wnioski urlopowe (do czasu zatwierdzenia przez biuro zapisywane jako „złożony wniosek”) i przesyłać własne dokumenty potwierdzające. Danych innych osób nie widzi.
• Godziny, zmiany, komunikaty (od listopada 2026 r.): ewidencja godzin (data, początek, koniec, przerwa, zlecenie, notatka, zatwierdzenie – przez kogo i kiedy), zmiany (data, godzina, miejsce, przyjęcie lub odmowa), komunikaty na tablicy ogłoszeń z potwierdzeniem przeczytania (kto i kiedy przeczytał), terminy kadrowe (koniec okresu próbnego, koniec umowy na czas określony, ważność dokumentu pobytowego lub zezwolenia na pracę – wyłącznie data, bez kopii), kontrole prawa jazdy (data, kategorie, kto sprawdzał) oraz szkolenia potwierdzone elektronicznie (data, godzina). Pracownicy widzą z tego wyłącznie własne dane. Na potrzeby powiadomień na telefon o nowych zmianach i komunikatach przechowujemy tytuł i krótki tekst przez maksymalnie 30 dni. Odpowiedzialność ponosi firma, my przetwarzamy dane w jej imieniu; przechowywane do czasu usunięcia przez firmę (zmiany w godzinach, zmianach i kontrolach są widoczne w dzienniku zmian przez 12 miesięcy).
• Klienci, miejsca pracy, potwierdzenia wykonania usług: klienci firmy (nazwa, adres, osoba kontaktowa, telefon, e-mail, notatka; stawka rozliczeniowa wyłącznie dla osób z uprawnieniem finansowym) oraz miejsca pracy (adres, osoba kontaktowa na miejscu, miejsce zbiórki, odzież, wskazówki). Pracownicy widzą wyłącznie miejsce pracy własnej zmiany. Potwierdzenia wykonania usług oraz godziny z dodatkami (praca w nocy, w niedziele, w święta) Crewtender oblicza na podstawie zatwierdzonej ewidencji godzin i nie zapisuje w tym celu żadnych dodatkowych danych. Jeżeli pracownik zgłosi nieobecność w ostatniej chwili, zapisujemy wyłącznie dzień oraz informację, że zgłoszenie było krótkoterminowe, bez podania przyczyny i bez danych o zdrowiu. W przypadku zaświadczeń o niekaralności i zaświadczeń lekarskich Crewtender zapisuje wyłącznie datę wglądu, bez kopii.
• Aplikacje kandydatów, środki ochrony indywidualnej, listy kontrolne, urlopy, oceny: dane kandydatów (imię i nazwisko, dane kontaktowe, zawód, źródło, status, termin rozmowy, notatka, przesłane dokumenty) widzą wyłącznie osoby obsługujące rekrutację, kierownicy lokalizacji i administratorzy; są one usuwane 6 miesięcy po odrzuceniu kandydatury (możliwe roszczenia z niemieckiej ustawy o równym traktowaniu, AGG), 30 dni po zatrudnieniu lub 12 miesięcy po ostatniej zmianie bez decyzji. Ponadto wydane środki ochrony indywidualnej (artykuł, rozmiar, data, wymiana, zwrot), listy kontrolne przy rozpoczęciu i zakończeniu zatrudnienia z datą odejścia, konta urlopowe (wymiar, urlop przeniesiony) oraz oceny zleceń przez klientów (gwiazdki, czy chętnie ponownie, notatka). Oceny i listy kontrolne widzi wyłącznie biuro (nie osoby z dostępem tylko do odczytu, np. biuro rachunkowe); pracownicy widzą własne środki ochrony indywidualnej i własne konto urlopowe. Odpowiedzialność ponosi firma, my przetwarzamy dane w jej imieniu.
• Organizacja zespołu: zastępstwa (kto kogo zastępuje, od kiedy do kiedy, dobrowolna notatka), zadania (tytuł, osoba odpowiedzialna, termin, data wykonania) oraz pojazdy i urządzenia (nazwa, numer rejestracyjny lub numer inwentarzowy, rodzaj przeglądu i termin następnego przeglądu). Widoczne dla zespołu biurowego firmy, nie dla pracowników; przechowywane do czasu ich usunięcia przez firmę. Podczas zastępstwa przypomnienia o terminach trafiają do osoby zastępującej zamiast do osoby nieobecnej. Czat zespołowy: wiadomości (tekst, kto, kiedy) w ramach firmy, lokalizacji lub miejsca pracy; widoczne wyłącznie dla osób uczestniczących w danym czacie, usuwane po 180 dniach. Obchody i książka służby: zeskanowanie punktu kontrolnego (kto, kiedy, który punkt) oraz wpisy do książki służby; widoczne dla biura danej lokalizacji, nie dla osób z dostępem tylko do odczytu. Portal klienta: za pomocą tajnego linku klient firmy widzi potwierdzenia wykonania usług (sumy bez nazwisk), na życzenie faktury i obchody kontrolne, a w przypadku zdarzeń wyłącznie czas i obiekt, bez treści; klient może wysyłać zgłoszenia. Zapisywany jest wyłącznie skrót (hash) linku; firma może go w każdej chwili wyłączyć. Odpowiedzialność ponosi firma, my przetwarzamy dane w jej imieniu.
• Dokumenty firmy, szablony ofert, teczki ofert i potwierdzenia złożenia: dokumenty potwierdzające, szablony i potwierdzenia wpływu świadomie zapisane przez firmę oraz projekty ofert są przechowywane do czasu ich usunięcia przez administrację lub do zakończenia konta firmy. Dostęp odbywa się zgodnie z nadanymi uprawnieniami. Data ważności dokumentu potwierdzającego uniemożliwia jego wykorzystanie w nowej teczce ofert po tej dacie, ale nie powoduje automatycznego usunięcia pliku. Jeżeli wiadomości e-mail firmy są włączone, przypomnienia o upływie ważności są wysyłane na 30, 14, 7 i 2 dni wcześniej do członków z dostępem do finansów.
• Codzienne powiadomienie: wyłącznie jeśli sami Państwo wybiorą godzinę, raz dziennie wysyłamy Państwu nowe trafienia i przypomnienia o terminach e-mailem lub na telefon. Na potrzeby powiadomień na telefon zapisujemy adres push, który nadaje w tym celu Państwa przeglądarka; powiadomienie przechodzi przez usługę push Państwa przeglądarki (np. Google lub Apple), nie zawiera jednak żadnego tekstu: telefon pobiera go następnie bezpośrednio od nas. Można je w każdej chwili wyłączyć w Przeglądzie w sekcji „Codzienne powiadomienie”. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Rozliczenia, rejestracja czasu pracy, podpisy (od listopada 2026 r.): faktury (numer, klient, miesiąc, pozycje, kwoty, dane wystawcy i odbiorcy zamrożone w chwili wystawienia; wyłącznie z uprawnieniem finansowym; wystawione faktury nie są usuwane, lecz stornowane), dowody księgowe (data, dostawca, kwota, plik; na życzenie usługa AI odczytuje zdjęcie dowodu, a biuro sprawdza propozycję; dowody księgowe są stornowane zamiast usuwane), numer ewidencyjny pracownika i data urodzenia w aktach osobowych (data urodzenia wyłącznie na potrzeby przypomnienia w biurze), koszty podróży i wydatki ze zdjęciem dowodu (rodzaj, kwota, data, notatka, zatwierdzenie), konto czasu pracy (data początkowa i saldo początkowe; czas planowany i rzeczywisty są obliczane na podstawie godzin), rejestracje czasu (przyjście, przerwa, wznowienie, wyjście z godziną serwera). Przy zegarze rejestracji czasu pracy telefon jednorazowo i dobrowolnie pyta o lokalizację; w chwili rejestracji porównujemy ją z kodem pocztowym miejsca pracy i zapisujemy wyłącznie informację „w miejscu pracy tak/nie”, nigdy współrzędne. Podpisy złożone palcem (obraz, data, cel) przy odbiorze środków ochrony indywidualnej i potwierdzeniu godzin miesięcznych. Linki do potwierdzenia dla klientów: zamrożona lista godzin z danego miesiąca, imię i nazwisko osoby potwierdzającej, uwaga, dobrowolny podpis, data i godzina; link jest ważny 30 dni, zapisywany jest wyłącznie skrót (hash) linku. Linki z zaproszeniem dla pracowników bez adresu e-mail (ważne 14 dni, zapisywany jest wyłącznie skrót). Odpowiedzialność ponosi firma, my przetwarzamy dane w jej imieniu. Crewtender nie wysyła sam faktur ani linków.
• Kopie zapasowe i komunikaty o błędach: co noc baza danych jest zapisywana w postaci zaszyfrowanej kopii zapasowej (w magazynie Cloudflare z centrami danych w UE; tworzonej za pomocą GitHub Actions). Kopie dzienne są usuwane po 14 dniach, kopie miesięczne po roku; usunięte dane znikają najpóźniej wtedy również z kopii zapasowych. Techniczne komunikaty o błędach przesyłane do operatora nie zawierają imion, nazwisk ani adresów e-mail i są usuwane po 30 dniach.
• Zaproszenia: adres e-mail osoby zapraszanej, abyśmy mogli wysłać link z zaproszeniem (w przypadku linków dla pracowników wyłącznie imię i nazwisko oraz powiązanie z aktami osobowymi).

4. Pliki cookie

Stosujemy wyłącznie pliki cookie niezbędne z technicznego punktu widzenia: do logowania (jv_at, jv_rt, jv_pkce), ostatnio wybranej firmy (jv_firma) oraz do zapamiętania Państwa wyborów i sposobu korzystania: język, kraj, sposób wyświetlania i widok (jv_psprache, jv_sprache, jv_land, jv_darstellung, jv_ansicht), ostatnio otwierane przetargi i ostatnia wizyta (jv_zuletzt, jv_gesehen) oraz informacja, czy wprowadzenie zostało już wyświetlone (jv_einfuehrung). Nie ma reklam, analityki ani śledzenia. Podstawa prawna: § 25 ust. 2 pkt 2 niemieckiej ustawy o ochronie danych w telekomunikacji i usługach cyfrowych (TDDDG).

5. Usługodawcy

Korzystamy z tych usługodawców jako podmiotów przetwarzających (art. 28 RODO). Niektórzy z nich mają siedzibę w USA. Przekazanie danych jest zabezpieczone wskazanymi gwarancjami.

6. Okres przechowywania

Przesłane dokumenty i utworzone na ich podstawie karty przetargów: 30 dni. Dokumenty firmy i szablony do ponownego wykorzystania: do czasu ich usunięcia przez administrację lub do zakończenia konta firmy. Dziennik zmian (kto, kiedy i co zmienił w firmie, widoczny wyłącznie dla właściciela): 12 miesięcy. Powiadomienia na telefon (tytuł i krótki tekst): 30 dni. Czat zespołowy: 180 dni. Ewidencja godzin, rejestracje czasu i skierowania (AÜG) danej osoby: co najmniej 2 lata (§ 17 MiLoG); do tego czasu nie można usunąć tej osoby. Projekty ofert i zatwierdzenia tekstów oraz pozostałe dane konta i dane firmy: tak długo, jak istnieje konto; następnie są usuwane. Faktury i dowody księgowe firma musi sama przechowywać przez 8 do 10 lat (§ 147 AO, § 14b UStG); przed usunięciem konta udostępniamy w tym celu pełne archiwum do pobrania. Usuwamy automatycznie, licząc od końca roku kalendarzowego: rejestracje czasu, skany obchodów i oceny zleceń po 2 latach, nieobecności i wpisy w książce służby po 3 latach. Zdjęcia i pliki zaświadczeń osoby usuwamy razem z nią.

7. Państwa prawa

W sekcji „Mój profil” mogą Państwo samodzielnie pobrać swoje dane, zmienić imię i nazwisko oraz usunąć konto.

Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz prawo sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W tym celu prosimy o kontakt pod adresem kontakt@wpdigitalranger.com. Mają Państwo również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych, na przykład do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO, www.uodo.gov.pl) lub do organu właściwego dla nas: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

8. Obowiązek podania danych

Bez adresu e-mail rejestracja nie jest możliwa. Podanie wszystkich pozostałych danych jest dobrowolne.

WP Digital Ranger · 🌐 Deutsch · English · Français · Español · Italiano · Nota prawna · Pomoc · Kontakt · Ochrona danych · Warunki korzystania · Umowa powierzenia przetwarzania danych